Landschaftsverband Westfalen-Lippe

LWL integriert Gebäudepläne in SAP

Mit der Umstellung des vorhandenen SAP-Systems auf S/4 HANA war für den Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) die Einführung des sog. ‚Technikmoduls‘ verbunden. Neben Instandhaltungs-, Inventar-, Reinigungsmanagement u.a.m. stand dabei das Modul Flächenmanagement im Fokus. Die BEGIS erhielt den Auftrag, dieses Modul für den Bereich der psychiatrischen Kliniken beim LWL einzuführen.

Nach Erstellung der Roadmap für das Projekt wurden in der Konzeptionsphase gemeinsam mit dem LWL die Rahmenbedingungen für die Software und deren Nutzung festgelegt, die in der Erstellung des Customizing-Konzepts mündete. Die Arbeiten reichten von der Realisierung des Stammdatenkonzeptes bis zur Umsetzung der Berechtigungsmatrix. Die besonderen Anforderungen des LWL wurden dabei in gemeinsamen Workshops erarbeitet und in allen Schritten der Umsetzung berücksichtigt.

Konsolidierung aller FM-Prozesse im SAP

In der vorab beim LWL genutzten Lösung wurde ein Großteil der architektonischen und technischen Stammdaten verwaltet. Im Rahmen des S/4 HANA-Umstiegs und der Konsolidierung aller FM-Prozesse im SAP wurde es erforderlich, die Betriebssicht ebenfalls in SAP (EAM) aufzubauen. Diese Betriebssicht wurde durch Technische Plätze und Equipments mit entsprechender Klassifizierung (Bspw. Raumbücher, Technikdaten gemäß DIN 276) abgebildet.

Dabei waren ca. 60.000 Architektonische und 7.700 Technische Objekte für die Migration relevant. Es handelte sich nicht nur um die Objekte an sich, sondern auch um Ihre Beziehungen zueinander. In SAP EAM wurden Technische Anlagen gemäß Konzeption zukünftig DIN 276 – Kostengruppen in Form von technischen Plätzen zugeordnet und an diesen eingebaut.

Diese Technischen Plätze sind wiederum Teil der Gebäudehierarchie und existieren parallel zu den architektonischen Informationen. Zur Verortung der Technischen Anlagen wurden diese ebenfalls über Verknüpfungen systemisch mit den architektonischen Objekten, bspw. Räumen, verbunden. Zudem erfolgte im Nachgang eine weitere Verknüpfung aller architektonischen Objekte zu den parallel importierten CAD-Plänen auf den Ebenen Liegenschaft, Etage und Technik (bspw. Heizungen).

Durch den einheitlichen Stammdatenprozess werden Datenbeziehungen, etwa zwischen Gebäuden, Räumen, Anlagen und Kostengruppen, konsistent abgebildet und automatisch synchronisiert. Dies erhöht die Datenqualität, vermeidet Redundanzen und stellt sicher, dass aktuelle Informationen allen Beteiligten transparent zur Verfügung stehen. Für die Anwender entsteht eine deutlich vereinfachte und intuitive Handhabung, bspw. durch die Nutzung neuer Web-Technologien wie SAP Fiori.

Überblick über die gesamte Gebäude- und Technikinfrastruktur

Technische Anlagen lassen sich direkt verorten, Objekte sind übersichtlich strukturiert und können sowohl hierarchisch als auch visuell über CAD-Pläne nachvollzogen werden. Dadurch entsteht ein durchgängiger Überblick über die gesamte Gebäude- und Technikinfrastruktur. Die automatisierte Datenübernahme aus Bestandsplänen, kombiniert mit der Möglichkeit auch konstruktive CAD-Änderungen automatisch zu verarbeiten, lässt zukünftig den Lebenszyklus von Gebäuden und technischen Anlagen vollständig digital und automatisiert abbilden.

Insgesamt bildet die Lösung die Grundlage für einen effizienten, transparenten und zukunftssicheren Stammdatenprozess, der die FM-Prozesse im SAP nachhaltig unterstützt und wesentlich vereinfacht.

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