Gebäudewirtschaft der Stadt Köln

Alle relavanten Informationen aus den Gebäudeplänen nun in SAP

Seit vielen Jahren dürfen wir die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln im IT-Bereich unterstützen. So z.B. auf Basis eines Rahmenvertrages im Bereich der Softwareprogrammierung und -beratung, insbesondere bei Nutzung und Betrieb der eingesetzten SAP-Module.

Das Thema Flächemanagement begleitete die Anforderungen von Beginn an. Im Rahmen der Umsetzung dieser Anforderungen wurden zunächst die Flächenextraktion (Räume) aus IFC-Modellen umgesetzt. Es folgte der automatische Aufbau der architektonischen Sicht im Modul SAP RE-FX. Dies gefolgt von der Verknüpfung der genannten architektonischen Sicht mit der technischen Sicht in SAP PM. Es folgte die Anbindung des kaufmännischen Portfolios ebenfalls an die architektonische Sicht in RE-FX.

Somit wurde in einem gemeinschaftlichen Projekt eine Lösung entwickelt, um auf Basis von 2D-Plänen und 3D-Modellen die architektonische Sicht in RE-FX aufzubauen und als Pendant die Baustruktur in PM abzubilden. Weiterhin wurde in der Lösung entwickelt, dass auf Basis einer ifcxml-Datei alle Equipments mit den vorhandenen Dokumenten unterhalb der Baustruktur Ebene Gebäude angelegt werden analog der DIN 276. Die nachfolgende Grafik zeigt das Schema der Lösung.

Konsistente Systemlogik

Durch die Einführung der genannten Lösung kann die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln nun sämtliche technischen und architektonischen Objekte zentral in SAP als Single-Point-of-Truth verwalten. Damit werden zuvor verteilte Datenbestände zusammengeführt und in einer konsistenten Systemlogik abgebildet. Architektonische Strukturen wie Liegenschaften, Gebäude, Etagen und Räume werden genauso erfasst wie technische Objekte in Form von Technischen Plätzen, Equipments und Klassifizierungen nach DIN 276. Dadurch entsteht ein vollständiges, integriertes Datenmodell, das sämtliche Abhängigkeiten und Beziehungen transparent darstellt.

Die zentrale Datenhaltung ermöglicht eine einfachere und präzisere Auswertung über SAP-Standardreports (z. B. Auswertungen aus SAP PM und RE-FX) sowie über speziell von BEGIS entwickelte Reports, die auf die Anforderungen der Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter zugeschnitten sind. So können im Tagesgeschäft schnell belastbare Informationen abgerufen werden, etwa zu Flächennutzung, Kostenentwicklungen, Anlagenzuständen oder Instandhaltungsbedarfen.

Ein bedeutender Vorteil liegt in der systemischen Verknüpfung der architektonischen Objekte mit den bestehenden Nutzungsobjekten in SAP RE-FX. Dadurch ist gewährleistet, dass kaufmännische Prozesse wie Vertragsmanagement, Flächenbewirtschaftung oder Kostenstellenzuordnung immer auf den aktuellen Stammdaten basieren. Änderungen in den Objekten werden automatisch in die kaufmännischen Strukturen übertragen und stehen somit ohne zusätzlichen manuellen Aufwand aktuell und konsistent zur Verfügung.

Insgesamt schafft die Lösung eine einheitliche, technisch und kaufmännisch durchgängige Stammdatenbasis, die Transparenz und Effizienz im Gebäudemanagement erheblich steigert. Damit sind sowohl operative Aufgaben (z. B. Instandhaltung, Bewirtschaftung) als auch strategische Entscheidungen (z. B. Investitionsplanung, Kostensteuerung) fundiert und zukunftssicher unterstützt.